Qu’est-ce qu’une communication réussie ?

Qu’est-ce qu’une communication réussie ?

La communication est un levier important, sinon indispensable, pour guider et préparer les individus aux changements organisationnels. Qu’il s’agisse d’informer les employés de l’avancement du projet, d’expliquer les changements futurs, de s’attaquer aux éventuelles résistances ou simplement de recueillir des commentaires, la communication est un moyen essentiel d’assurer l’adoption du changement et de permettre ainsi une meilleure transition des individus vers le nouvel environnement. Selon une étude menée par Project Management Institute, « le facteur de réussite le plus crucial de la gestion de projet est la communication efficace avec tous les intervenants — une compétence essentielle pour toutes les organisations. Dans un climat commercial complexe et concurrentiel, les organisations ne peuvent se permettre d’ignorer cet élément clé de la réussite du projet et de la rentabilité à long terme. » En d’autres termes, les organisations qui communiquent efficacement réussissent mieux dans leurs projets (voir le graphique qui suit). Dans nos entreprises actuelles, il est maintenant essentiel de concevoir une communication forte afin de mettre toutes les chances de votre côté pour assurer le succès de vos projets.

Voici 4 étapes à suivre pour élaborer une stratégie de communication efficace.

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Étape 1 : Élaborer votre plan de communication détaillé

Des communications spécifiques, ciblées, envoyées au bon moment, avec la bonne fréquence et via les bons médias aideront à répondre aux préoccupations et ainsi mobiliser vos collaborateurs tout au long de votre projet. Élargissez votre plan de communication en détaillant, dans un tableau, chacun des aspects suivants :

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  • Activité de communication
  • Contenu/Messages clés
  • L’objectif du message Public cible
  • La date prévue de l’expédition
  • Le véhicule d’envoi
  • Personnes responsables de l’envoi du message

De cette façon, vous aurez en un coup d’œil les grandes lignes de vos communications pour toute la durée de votre projet.

Mon conseil :

  • Communiquez des messages généraux au début de votre projet et de plus en plus précis à l’approche de la date de mise en service.
  • Planifier les communications pour la mise en service « après » du changement puisque même si le projet est terminé, cela ne signifie pas cesser de communiquer.

Étape 2 : Assurez-vous d’avoir une plateforme pour recueillir des commentaires

Communiquer n’est pas seulement donner de l’information, mais aussi recueillir de l’information. Ainsi, pour développer une bonne stratégie de communication, il Il est certainement nécessaire de communiquer à partir du haut de l’organisation (communications descendantes) mais aussi écouter la voix des employés (communications ascendantes). Pour ce faire, assurez-vous d’avoir une plate-forme pour recueillir des commentaires car elle vous permettra de capturer le pouls des employés face au changement, mais aussi d’ajuster votre stratégie, si nécessaire. Voici des exemples de commentaires plateformes que vous pouvez utiliser :

Boîte e-mail : Créez une boîte e-mail spécifique à votre projet afin que les employés puissent envoyer leurs questions et commentaires. Cela dit, il doit être géré par des membres de l’équipe de projet qui ont une bonne compréhension de l’ensemble du projet afin qu’ils puissent répondre adéquatement aux questions des employés.

Ligne téléphonique : Créez une ligne téléphonique dédiée au projet afin de répondre aux questions et préoccupations des employés. Assurez-vous d’avoir raison de former les gens qui répondront au téléphone.

Intranet : Créez une page sur l’intranet de votre organisation dédiée à votre projet et disposez d’une section qui permettra aux employés de faire part de leurs commentaires.

Séances de questions et réponses : Planifiez des sessions (webinaires, réunions d’équipe, etc.) réservées uniquement aux questions des employés.

Mon conseil :

  • Dans vos communications, n’hésitez pas à répéter à plusieurs reprises tous les mécanismes de rétroaction disponibles pour soutenir les employés.
  • Avoir une méthode rigoureuse de collecte la rétroaction et la réponse aux questions des employés (p. ex. une fois par jour, deux fois par semaine, etc.). Cela garantira que vous répondez aux préoccupations des employés dans un délai raisonnable.

Étape 3 : Choisir les bonnes personnes qui communiqueront les messages

Pour s’assurer que vos messages vont bien à la cible désirée, certaines personnes doivent bénéficier d’un privilège dans votre stratégie de communication. Selon une étude, les employés veulent recevoir des communications du haut de l’organisation pour des messages corporatifs (orientation, vision, etc.) et des communications de leur superviseur immédiat lorsqu’ils sont des messages plus personnels. En d’autres termes, lors de la planification qui communiquera des messages, donnez toujours la préférence aux personnes qui ont une bonne réputation dans l’organisation et en qui les employés font confiance. Le tableau ci-dessous vous permettra d’avoir une meilleure idée des personnes à choisir de communiquer vos messages :

Mon conseil :

  • Avant de décider qui sera les personnes qui communiqueront les messages, référez-vous à ce tableau et posez-vous la question : « Est-ce vraiment la bonne personne pour transmettre ce message ?

Étape 4 : Utiliser plusieurs canaux de communication

Rappelez-vous que nous conservons 10 % de ce que vous lisez, 20 % de ce que nous entendons et 50 % de ce que vous voyez et entendez. Par conséquent, un simple e-mail ne peut pas être le seul moyen de communiquer avec les employés si vous voulez vous assurer que vos messages sont conservés correctement. Dans votre stratégie de communication, envisagez de diversifier vos moyens de communication pour augmenter les chances d’atteindre l’objectif souhaité. Voici quelques exemples de médias que vous pouvez utiliser pour acheminer vos messages :

  • Newsletter
  • Courriels
  • Groupes de discussion
  • Réunions d’équipe ou individuelles
  • Affiches accrochées à des endroits précis de l’organisation
  • Intranet
  • FAQ (Foire aux questions)
  • Ville Hall d’entrée
  • Vidéos
  • Site Web
  • Webinaires

Mon conseil :

  • Soyez créatif dans vos choix de médias de communication et essayez de surprendre vos interlocuteurs. Mettez-vous à leur place et essayez de trouver la meilleure façon de communiquer vos messages.

Dans l’ensemble, il importe de se rappeler que la communication est essentielle pour informer, préparer et soutenir les personnes pendant les transformations organisationnelles. Il est donc essentiel, dès le début de votre projet, de définir une stratégie de communication qui reliera les objectifs de votre projet aux différentes parties prenantes tout en répondant aux besoins organisationnels. Avec les 4 étapes énumérées ci-dessus, vous avez maintenant les grandes lignes pour développer une stratégie de communication réussie.

Hall d’entrée

  • Vidéos
  • Site Web
  • Webinaires

Mon conseil :

  • Soyez créatif dans vos choix de médias de communication et essayez de surprendre vos interlocuteurs. Mettez-vous à leur place et essayez de trouver la meilleure façon de communiquer vos messages.

Dans l’ensemble, il importe de se rappeler que la communication est essentielle pour informer, préparer et soutenir les personnes pendant les transformations organisationnelles. Il est donc essentiel, dès le début de votre projet, de définir une stratégie de communication qui reliera les objectifs de votre projet aux différentes parties prenantes tout en répondant aux besoins organisationnels. Avec les 4 étapes énumérées ci-dessus, vous avez maintenant les grandes lignes pour développer une stratégie de communication réussie.

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