Gestion des documents papier : l’indispensable destructeur de documents

Gestion des documents papier : l’indispensable destructeur de documents

Les contours du monde du travail sont en pleine évolution. Depuis la deuxième moitié du XX° siècle, le monde du travail a subi de grandes transformations. D’ailleurs, cela ne vous a pas échappé puisque vous faites partie de ces freelances, de ces autoentrepreneurs qui sont de plus en plus nombreux. Et, parce que vous travaillez de chez vous ou au sein de l’un des espaces de coworking qui existent, vous avez opté pour les outils à maîtriser pour un freelance. Entre les outils de communication indispensables pour communiquer (Slack, Skype, Google Hangouts), pour suivre vos projets (Asana, Trello, Basecamp), pour travailler et collaborer (Quip, Evernote, Confluence, GitHub, JIRA, Rollbar, Google Drive) notamment, vous devez aussi vous doter de l’outil indispensable : le destructeur de documents. Et pour cause, si les supports papier sont de plus en plus remplacés par des fichiers informatiques, il n’en reste pas moins que la gestion de documents papier reste encore importante. Bon nombre d’entre eux doivent être détruits avant d’être jetés. Gros plan sur un véritable allié de votre gestion documentaire, le destructeur de documents.

Les astuces pour choisir votre destructeur de documents

Au quotidien, vous devez jeter des documents qui contiennent des données personnelles, mais aussi confidentielles – relevés bancaires, copies de fiches de paye, devis, factures, attestations notamment – et leur contenu « sensible » ne peut alors être identifiable. Contrairement à bon nombre de vos documents qui peuvent être jetés tels quels dans la poubelle de tri, ces derniers doivent être détruits. D’ailleurs, c’est devenu incontournable depuis 2018 (Règlement européen Général sur la Protection des Données). Gros plan sur les critères qui vous permettent de choisir votre destructeur de documents. 

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Destructeur de documents, la coupe 

Il existe deux types de coupe d’un document. La coupe droite produit de fines bandelettes sur toute la longueur du document. Vous obtenez alors des sortes de spaghettis. La coupe croisée produit des petits morceaux de papier dans les deux sens. La feuille est aussi bien coupée de manière horizontale que verticale. Vous obtenez alors des gros confettis. Cette option vous permet de détruire de manière plus sécurisée vos documents, mais aussi d’avoir des « déchets » beaucoup moins volumineux.

Destructeur de documents, les niveaux de sécurité 

En marge, tous les destructeurs sont classés selon une norme : la norme DIN 66399. Cette dernière définit les 6 niveaux/classes de sécurité de destruction. La DIN 1 est généralement utilisée pour des documents quotidiens, peu confidentiels. La coupe est alors droite et la taille des bandelettes obtenues est de 12 millimètres. La DIN 2 est préconisée pour vos documents de travail, vos documents dont la sécurité est moyenne. Vous obtiendrez alors des bandelettes dont l’épaisseur avoisine les 6 millimètres. La DIN 3 est destinée aux informations personnelles comme les CV, les ventes. La coupe croisée, vous permet alors de détruire vos documents en petits morceaux d’environ 2 x 15 millimètres. La DIN 4 est indispensable pour vos documents personnels, vos dossiers clients ou comptables. La coupe croisée vous permet alors de détruire ces derniers en fragments de 2 x 15 millimètres. La DIN 5 est réservé aux documents dits « secret défense » et la DIN 6 aux documents classés « très secret défense » comme les documents de l’armée, de l’industrie nucléaire notamment. Dans tous les cas, ayez à l’esprit que plus la découpe sera fine, moins il sera facile de reconstituer le document initial.

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Destructeur de documents, la contenance 

Autre critère et non des moindres, le volume de documents à détruire. Dépendamment du type d’utilisation et du nombre de personnes qui utilisent le destructeur de documents, vous aurez des modèles plus adaptés que d’autres. Certains modèles vous proposent aussi une contenance plus ou plus importante. Les plus petits modèles peuvent aller de quelques feuilles à quelques centaines de feuilles détruites par jour. Certains modèles vous permettent aussi de détruire une seule feuille à la fois voire une cinquantaine en même temps. Dépendamment de votre production de papiers confidentiels à détruire, vous avez un destructeur adapté. 

Destructeur de documents, les petits plus 

À l’image des téléphones portables aux fonctionnalités nouvelles, la gamme des destructeurs de documents présente elle aussi quelques options. Des options appréciables qui vous facilitent votre tâche de destruction de documents. C’est le cas notamment du mécanisme. Ce dernier peut être manuel ou électrique, présenter un mécanisme de sécurité ou non, être doté d’un système anti-bourrage ou non ou encore émettre un niveau sonore faible. Bref, autant de points sur lesquels vous devez aussi porter une attention particulière pour trouver le destructeur de papiers idéal à vos besoins. 

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