Dans l’exercice de son activité, une entreprise génère un grand nombre de documents administratifs. Ces documents à la fin de leur utilisation doivent faire l’objet d’une gestion particulière.
En effet, stocker ses documents administratifs relève d’une obligation légale et permet à l’entreprise de justifier son activité au cours d’un contrôle. L’archivage des documents permet aussi à l’entreprise d’apporter des preuves en cas de contentieux. C’est dire à quel point il est important pour une entreprise de mettre en place un système efficace d’archivage de ses documents. Cet article vous présente la procédure d’archivage de vos documents et leur délai de conservation.
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La procédure d’archivage des documents
Il existe deux méthodes d’archivage des documents à savoir : l’archivage en version papier et l’archivage en version numérique. Ces deux méthodes doivent être précédées d’une phase d’authentification des documents.
Concernant l’archivage en version papier, les documents sont rangés dans des chemises spécifiques au classement d’archive. Ils sont ensuite classés dans les lieux de stockage prévus à cet effet (container de stockage, salle d’archivage) et peuvent enfin être conservés.
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Pour ce qui est de l’archivage électronique, l’entreprise fait appel à une société d’archivage électronique qui va lui louer moyennant une rémunération un espace sur un serveur. Sur ce serveur, l’entreprise pourra stocker ses documents administratifs sous format électronique.
Le délai de conservation des documents
Le délai de conservation des documents varie d’un métier à un autre et dépend de la nature des documents archivés. A titre d’exemple, les documents bancaires peuvent être conservés pendant 2 à 5 ans tandis que les pièces comptables sont conservées pendant 10 ans. Pour ce qui concerne les achats et approvisionnements, les documents doivent être conservés pendant 10 ans. A vous de vous informer sur les pratiques en vigueur dans votre métier.
Les archives peuvent être consultées par les personnes habilitées avec une preuve de traçabilité et seront détruits à la fin de la période de conservation requise.
