Comment archiver vos documents

Dans l’exercice de son activité, une entreprise génère un grand nombre de documents administratifs. Ces documents à la fin de leur utilisation doivent faire l’objet d’une gestion particulière. 

En effet, stocker ses documents administratifs relève d’une obligation légale et permet à l’entreprise de justifier son activité au cours d’un contrôle. L’archivage des documents permet aussi à l’entreprise d’apporter des preuves en cas de contentieux. C’est dire à quel point il est important pour une entreprise de mettre en place un système efficace d’archivage de ses documents. Cet article vous présente la procédure d’archivage de vos documents et leur délai de conservation.

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La procédure d’archivage des documents

Il existe deux méthodes d’archivage des documents à savoir : l’archivage en version papier et l’archivage en version numérique. Ces deux méthodes doivent être précédées d’une phase d’authentification des documents. 

Concernant l’archivage en version papier, les documents sont rangés dans des chemises spécifiques au classement d’archive. Ils sont ensuite classés dans les lieux de stockage prévus à cet effet (container de stockage, salle d’archivage) et peuvent enfin être conservés.

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Pour ce qui est de l’archivage électronique, l’entreprise fait appel à une société d’archivage électronique qui va lui louer moyennant une rémunération un espace sur un serveur. Sur ce serveur, l’entreprise pourra stocker ses documents administratifs sous format électronique.

Le délai de conservation des documents

Le délai de conservation des documents varie d’un métier à un autre et dépend de la nature des documents archivés. A titre d’exemple, les documents bancaires peuvent être conservés pendant 2 à 5 ans tandis que les pièces comptables sont conservées pendant 10 ans. Pour ce qui concerne les achats et approvisionnements, les documents doivent être conservés pendant 10 ans.  A vous de vous informer sur les pratiques en vigueur dans votre métier.

Les archives peuvent être consultées par les personnes habilitées avec une preuve de traçabilité et seront détruits à la fin de la période de conservation requise. 

Les avantages de l’archivage électronique

Les avantages de l’archivage électronique

L’archivage électronique présente plusieurs avantages par rapport à l’archivage papier. Il permet un gain de place considérable puisque les documents sont stockés sur des serveurs distants et ne nécessitent pas de locaux dédiés à leur conservation.

Il faut suivre une procédure claire afin d’éviter tout risque juridique ou réglementaire. En optant pour un archivage numérique, les entreprises peuvent bénéficier d’un accès rapide aux informations utiles tout en réduisant leurs coûts liés à la conservation des archives physiques.

Comment choisir le système d’archivage le plus adapté à vos besoins

Lorsque vous choisissez un système d’archivage, vous devez prendre en compte plusieurs critères afin de trouver celui qui répondra le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise. Voici quelques éléments clés à considérer :

Le choix du système doit se faire en fonction des fonctionnalités offertes. Certains systèmes proposent une sauvegarde automatique et sécurisée des données, tandis que d’autres permettent l’intégration avec des outils tiers tels que les logiciels de gestion électronique. Vous devez vérifier la capacité du système à gérer différents types de fichiers (texte, image, audio), ainsi que sa compatibilité avec les formats couramment utilisés.

L’accès aux données stockées doit être facile et rapide, tout en garantissant leur confidentialité. Le choix devra donc se porter sur un système qui offre une sécurité accrue pour protéger les informations sensibles ou confidentielles.

Pour optimiser son utilisation quotidienne par tous les employés, votre solution doit être simple et intuitive. Ils doivent pouvoir y accéder rapidement sans formation préalable importante.

Le coût est aussi un critère important qui doit être pris en compte. Vous devez comparer les différentes offres disponibles sur le marché et évaluer leur rapport qualité/prix. Il sera aussi judicieux de considérer les frais liés à la mise en place du système, notamment l’installation et la formation des utilisateurs finaux, ainsi que ceux liés à la maintenance du système dans le temps.

L’archivage est une étape cruciale pour toutes les entreprises qui souhaitent assurer le bon fonctionnement de leurs activités tout en garantissant une gestion efficace et sécurisée de leurs documents importants. La sélection d’un système d’archivage adapté peut donc s’avérer déterminante pour atteindre ces objectifs. En gardant ces critères clés à l’esprit lors du choix, vous pouvez trouver un système qui répondra aux besoins spécifiques de votre entreprise.