Un logiciel de gestion ou un CRM open source est un outil de travail très avantageux pour les associations. Ceci, surtout depuis que le nouveau règlement européen concernant la protection des données est entré en vigueur. Toutefois, il est important de savoir que plusieurs types de logiciels de gestion sont disponibles sur le marché. Il s’agit des CRM en ligne, ceux de bureau et ceux open source. Afin de vous faciliter la compréhension, retrouvez dans cet article les avantages ainsi que les inconvénients d’un CRM open source.
Plan de l'article
CRM libre ou CRM open source : qu’est-ce que c’est ?
Afin de favoriser la gestion de la relation client, le logiciel de gestion CRM open source a son code source ouvert. Autrement dit, vous avez la possibilité de modifier le code utilisé pour faire fonctionner le CRM libre. Ceci, afin de l’adapter librement sans avoir à payer de frais aux créateurs.
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En fonction donc de vos besoins, vous pouvez distribuer ce code source, le modifier, et même le redistribuer. L’objectif est de permettre à tous les développeurs d’effectuer des modifications sur le fonctionnement du programme afin que l’application soit plus utile au fil du temps et exempte d’erreurs.
CRM open source : quels avantages ?
Le CRM open source offre de nombreux avantages à ses utilisateurs. Ceux-ci peuvent être regroupés en quatre points.
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La gratuité du CRM open source
Beaucoup d’associations se tournent vers le CRM open source en raison de sa gratuité. Il est bien vrai que tous les outils de gestion open source ne sont pas gratuits, mais la majorité l’est quand même. En fonction des besoins de l’utilisateur, le code source du CRM open source peut être librement modifié.
De temps en temps, des mises à jour sont par ailleurs disponibles. Le plus intéressant, c’est que celles-ci se font sans frais supplémentaires.
La possibilité de personnalisation
Le CRM libre est facilement personnalisable. De ce fait, vous pouvez facilement l’adapter à vos besoins particuliers.
Un CRM dépourvu à long terme d’engagements
Au vu de sa gratuité, le CRM open source ne requiert pas à long terme, un engagement financier. Vous ne serez donc pas poursuivi juridiquement pendant un an, voire plus. Vous pouvez l’utiliser aussi longtemps que vous le souhaitez, et même le changer quand vous le désirez.
Un CRM soumis aux améliorations continues
Le département technique de certaines associations adopte ce type de CRM en raison de la communauté de développeurs qui l’accompagne au jour le jour. Toute la communauté d’utilisateurs peut bénéficier de ces améliorations, car le code source est accessible à tous les développeurs.
CRM open source : quels inconvénients ?
Bien que le CRM open source présente des avantages intéressants, il n’est néanmoins pas dépourvu d’inconvénients. Voici donc les principaux points négatifs du CRM libre.
Les frais de personnalisation
Un CRM personnalisable est certes attrayant, mais le coût de ce service est payable en heures de développement. En effet, seul le nom rend le CRM gratuit. Pour la personnalisation du CRM, de ses applications et de son interface, vous serez obligé de payer des consultants.
L’entretien du CRM open source
L’installation d’un CRM open source est très simple. Toutefois, sa maintenance ainsi que son support ne le sont pas. Il faut des heures de développement pour mettre à jour un CRM libre.
CRM dépourvu d’un système de support central
Le CRM personnalisé est exempt de système de support contrôle. Pour donc en bénéficier, vous devez solliciter les services coûteux d’un consultant.
Un CRM avec des fonctionnalités limitées
Le CRM libre ne s’intègre à aucune autre application qui vous sera utile. Il s’agit notamment et spécifiquement des applications de paiement.
La limite dans le transfert des données
Vous pouvez à tout moment changer de CRM open source. Cependant, veillez bien à ce que l’intégralité de vos données soit transférée sur un autre système. Cela peut malheureusement engendrer des coûts supplémentaires.
En définitive, le CRM open source peut être le logiciel de gestion adapté à votre association, malgré ses limites. Pour en être sûr, le mieux serait d’établir en premier lieu votre budget et vos besoins avant de vous lancer. Retenez néanmoins qu’il n’existe pas un CRM open source gratuit, car ce genre de logiciel cache toujours des coûts insoupçonnés pour votre entreprise.
La sécurité des données dans les CRM open source
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Lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel CRM, la sécurité des données est une préoccupation majeure pour les entreprises. Dans le cas du CRM open source, vous devez prendre en compte la sécurité concernant la gestion des mots de passe. Les utilisateurs doivent être vigilants lorsqu’ils choisissent et gèrent leurs mots de passe. Les meilleures pratiques en matière de sécurité, telles que l’utilisation de mots de passe forts et complexes, ainsi que la mise en place d’une politique de changement régulier des mots de passe, doivent être mises en œuvre pour garantir la protection des données.
Vous devez prendre des mesures supplémentaires pour renforcer la sécurité du CRM open source. Cela peut inclure l’utilisation d’un pare-feu pour surveiller les connexions entrantes et sortantes, l’installation régulière des mises à jour disponibles pour le logiciel afin de bénéficier des dernières corrections de sécurité, ainsi que la sauvegarde régulière des données afin d’éviter toute perte ou corruption accidentelle.
Bien qu’il existe toujours un certain niveau de risque associé à tout système informatique, y compris les CRM open source, il est possible d’atténuer ces risques en adoptant une approche proactive en matière de sécurité. En suivant les bonnes pratiques recommandées et en mettant constamment à jour le logiciel avec les correctifs appropriés, il est possible d’utiliser un CRM libre tout en assurant un niveau acceptable de protection des données.
Les meilleures pratiques pour assurer la sécurité dans un CRM open source
Dans le contexte du CRM open source, il faut suivre certaines pratiques afin d’assurer la sécurité optimale des données. Voici quelques meilleures pratiques à prendre en compte :
Utiliser une authentification forte : Il est recommandé de mettre en place un système d’authentification robuste pour accéder au CRM open source. Cela peut inclure l’utilisation de méthodes telles que l’authentification à deux facteurs ou l’intégration avec des services d’authentification externes.
Gérer les privilèges d’accès : il faut définir des rôles et des privilèges appropriés pour chaque utilisateur du CRM open source. Limiter l’accès aux informations sensibles uniquement aux utilisateurs autorisés réduit considérablement les risques de violation de données.
Chiffrer les données sensibles : Le chiffrement des données sensibles stockées dans le CRM est une étape cruciale pour protéger la confidentialité des informations importantes. Veillez à choisir un algorithme solide et à gérer correctement les clés de chiffrement.
Effectuer régulièrement des sauvegardes : Les sauvegardes régulières sont indispensables pour prévenir toute perte accidentelle ou corruption des données dans votre CRM open source. Assurez-vous aussi que ces sauvegardes sont stockées dans un endroit sécurisé, hors site si possible.
Mettre à jour fréquemment le logiciel : Garder votre CRM open source constamment mis à jour vous permettra non seulement de bénéficier des dernières fonctionnalités, mais aussi d’avoir accès aux correctifs importants qui peuvent renforcer la sécurité du système.
Surveiller les activités suspectes : Mettre en place une surveillance des activités anormales peut vous aider à détecter rapidement toute tentative de violation de sécurité. Des outils de détection d’intrusion ou de journalisation peuvent être utilisés pour cela.
Former le personnel sur la sécurité : La sensibilisation à la sécurité est essentielle pour maintenir un niveau élevé de protection des données dans votre CRM open source. Assurez-vous que tous les utilisateurs sont formés aux bonnes pratiques en matière de gestion des mots de passe, à l’identification d’e-mails et de liens suspects, ainsi qu’à la manière dont ils doivent signaler tout incident potentiel.
En suivant ces meilleures pratiques, il est possible d’utiliser un CRM open source en minimisant les risques potentiels liés à la sécurité des données. Gardez toujours à l’esprit que chaque entreprise a ses propres besoins et contraintes spécifiques, donc adaptez ces recommandations selon vos exigences individuelles.
