Comment choisir un lieu pour un événement en 6 étapes ?

Les évènements professionnels sont nombreux et variés et peuvent avoir différents objectifs. Qu’il soit question de définir les objectifs de l’entreprise, de rendre plus aisée la communication et les rencontres entre partenaires, de faciliter les employés ou de récompenser les clients, leur organisation doit être très prise au sérieux.

En vue de réussir l’évènement en question, les préparatifs doivent être peaufinés et vous devrez choisir avec soin le lieu. Zoom sur les 6 étapes pour sélectionner un endroit pour votre événement.

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Le type de l’événement

Comme mentionné plus haut, un événement peut avoir divers objectifs, qui ne sont pas forcément liés. En vue de bien choisir le lieu de votre événement, vous devrez prendre en considération les objectifs ainsi que la raison d’être de celui-ci. Cela vous permettra de définir les types de salles compatibles pouvant accueillir le nom d’invités prévu.

Il n’est donc pas possible de réfléchir au lieu de votre événement sans connaître en amont le nombre de personnes qui devront y assister, le programme, les activités… Prenez bien soin de visualiser l’événement et la façon dont vous voulez qu’il se déroule.

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L’ambiance

Le lieu de l’événement influe de manière directe sur la nature et l’ambiance de l’atmosphère qui régnera le jour-j. En réalité, le genre de salle, mais également le milieu et les environs ont tendance à imposer un climat ambiant et à donner le ton.

Ainsi, vous devez veiller à ce que l’endroit réservé soit en adéquation avec l’ambiance que vous désirez créer pendant l’événement. Dans le cas où l’événement ne devrait pas aborder des sujets sérieux, graves ou bien urgents, nous vous conseillons de choisir un endroit amusant et divertissant.

À ce titre, il est par exemple possible pour les entreprises d’organiser à Bordeaux un séminaire autour du vin, ou bien à Montpellier un team building autour des fonds marins. Autrement, si votre objectif est de marquer l’esprit des participants via l’événement, vous pouvez sélectionner parmi les lieux insolites comme un château mystérieux et vaste par un exemple.

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Choisir un endroit accessible

L’accessibilité d’un endroit doit figurer dans les critères de sélection dans le cadre de la planification de votre événement. S’il est essentiel d’opter pour des lieux propices au type d’événement, ceux-ci ne doivent pas se situer dans des zones difficiles d’accès.

Le transport doit être facile notamment pour les personnes qui sont invitées à l’événement. En outre, ce transport a évidemment un coût que vous devrez prendre en considération. Privilégiez donc un endroit bien desservi par les transports en commun et les routes, cela rendra plus aisée la planification.

Définir le lieu selon les participants

La sélection de l’endroit pour un événement doit aussi se faire en fonction des participants. Ici, il n’est pas seulement question du nombre d’invités, mais également du profil de ceux-ci.

Pour ce faire, il vous faudra procéder à l’analyse du profil des personnes conviées. Le sexe, la tranche d’âge, mais aussi et principalement, les centres d’intérêt représentent des informations précieuses. Vous pourrez, à partir de ces différentes données, choisir un lieu qui sera en accord avec leurs préférences et leurs goûts.

Les besoins techniques

En fonction du type d’événement, des moyens techniques sont nécessaires afin qu’il soit une réussite. Cela concerne à la fois la capacité de la salle et la disponibilité du matériel. Il est essentiel que la salle que vous réservez pour l’occasion dispose d’assez de sièges ou de chaises pour accueillir tous vos convives.

Il faut aussi que l’espace soit suffisant, et que les invités ne se sentent pas à l’étroit. Le niveau d’aération est également un facteur déterminant à ne pas négliger, notamment si l’événement se déroule en été.

Le budget

C’est bien beau de choisir l’endroit parfait pour votre événement, mais encore faut-il avoir toutes les ressources nécessaires. Le budget prévu pour la planification ne vous permettra peut-être pas de sélectionner l’endroit de vos rêves.

Dès lors, nous vous recommandons de définir de manière précise le coût de chaque prestation pour connaître le budget total de la location du lieu. Grâce à cela, vous saurez si le lieu ciblé peut entrer ou non pas votre budget. Au cas contraire, vous devez faire des compromis et faire l’impasse sur les éléments moins importants.